Come Wolf System ha ridotto da 45 a 5 minuti il tempo di verifica documentale dei subappaltatori

L'azienda

Leader mondiale nel settore delle costruzioni prefabbricate in acciaio e legno, Wolf System vanta una solida storia lunga più di mezzo secolo. Fondato in Austria nel 1966, il gruppo è oggi una realtà globale presente in 19 nazioni con 31 centri operativi; tra questi spicca la filiale di Campo di Trens (BZ), che dal 1986 coordina con successo le attività per l'Italia. L'azienda conta un team di 3.500 professionisti, in grado di consegnare circa 11.000 progetti architettonici ogni anno.

I documenti di sicurezza

In Wolf System, la gestione della sicurezza è sempre stato un tema molto rilevante. Il grosso volume di subappaltatori da analizzare, unito alla natura dei cantieri gestiti, ha fin da subito messo alla luce un'importante necessità di ottimizzare questo processo.

Vincenzo Sciascia, RSPP e HSE Manager, insieme con Claudio Rossi, Head of Admin, Controlling & Process Improvement, hanno inizialmente pensato di gestire questo "volume di carta impressionante" attraverso un gestionale interno, che avesse le funzionalità di un documentale classico.

Il problema: il processo non migliora, si sposta solo in digitale

L'idea di adottare un gestionale interno dedicato alla sicurezza di per sé non è sbagliata: permette di condividere le informazioni facilmente, di archiviare la documentazione in maniera ordinata e di centralizzarne la gestione. Tuttavia, il processo non cambiava di una virgola. Il lavoro che prima era fatto manualmente su fogli Excel e PDF veniva ora effettuato all'interno del gestionale, senza però un vero e proprio risparmio di tempo.

Il portale interno necessitava il caricamento manuale di PDF e processi altrettanto manuali. Questo comportava:

• Lentezza: il processo di verifica richiedeva circa 45 minuti per impresa, arrivando fino a mezza giornata per le casistiche più complesse. La verifica era ancora tutta manuale, in carico all'utente che doveva aprire ogni documento, cercare le informazioni e verificare che fossero corrette.
• Disordine: il portale permetteva di mantenere ordinata la documentazione, salvo che prima qualcuno l'avesse ordinata manualmente. In occasione di file cumulativi (un unico PDF contenente decine di attestati diversi) o cartelle particolarmente disordinate, risultava particolarmente difficile l'identificazione e l'archiviazione dei singoli documenti.
• Rischio: la verifica manuale su nomi simili o stranieri e il controllo incrociato dei requisiti aumentavano il rischio di sviste e non conformità.

La soluzione: Operatore Sicurezza si occupa delle attività a scarso valore aggiunto

Wolf System ha adottato Operatore Sicurezza a giugno 2025, spinta dal desiderio di ottimizzare sensibilmente il flusso di verifica dei documenti, e di tenere sotto controllo non conformità e scadenze. Operatore Sicurezza ha permesso di:

• Automatizzare il caricamento dei documenti e l'estrazione delle informazioni: l'utente può caricare intere cartelle zip brutte e disordinate; Operatore Sicurezza si occupa di identificare i documenti, separarli e estrarne i dati chiave (nomi, cognomi, codici fiscali, date di scadenza, presenza di firme, ecc.).
• Snellire i controlli tra e sulla documentazione: il sistema esegue controlli sui documenti, confrontandoli con il POS e segnalando eventuali non conformità o documenti mancanti. Crea poi una reportistica aggregata per lavoratore, ITP e macchinario che offre una visione chiara dello stato di conformità.
• Gestire lo storico: Operatore Sicurezza mantiene uno storico delle elaborazioni, permettendo di aggiornare la documentazione nel tempo senza dover ricominciare la verifica da zero.

I risultati

Grazie al lavoro svolto con Operatore Sicurezza, Wolf System ha rilevato, a 4 mesi dall'adozione, numerosi benefici tangibili:

• Il tempo di valutazione di un fornitore è passato da 45 minuti a soli 5 minuti, con un risparmio stimato di almeno mezz'ora per ogni impresa. Per cantieri complessi, una valutazione completa che prima richiedeva mezza giornata è ora notevolmente efficientata.
• Grazie alla pre-validazione dei documenti da parte del sistema, gli errori manuali sono stati ridotti sensibilmente, risultando in una maggiore gestione del rischio.
• Grazie alla rapidità di analisi, Wolf System può comunicare tempestivamente ai subappaltatori le integrazioni necessarie, riducendo i tempi di attesa per l'ingresso in cantiere.
• Lo scadenziario automatico permette una gestione continua dei fornitori, non solo durante l'onboarding, ma per 365 giorni all'anno.